Planeación estratégica: Qué es y cómo iniciar

Bernardo Salazar

Cuando se habla sobre planeación estratégica, se hace referencia al proceso que tienes que cumplir como organización para determinar:

  • La dirección que tomará tu compañía con el tiempo (Visión).
  • Qué harás (como empresa) y para quién (Misión),
  • Cómo medir y guiar tu estrategia para llegar donde quieres estar (Metas).

En esta visión aérea del proceso de planeación estratégica, repasamos los pasos que debes seguir para crear e implementar una estrategia clara, objetiva y realizable.

Es cierto que existen diferentes fórmulas para crear un plan o estrategia, así como hay diferentes versiones de tu platillo favorito, cada una (generalmente) se individualiza por el propio contexto de cada compañía.

No obstante, en este artículo te compartiré el proceso que utilizamos en Media Source, el cual creemos es el mejor posible.

Ya que prepara a los equipos gerenciales con suficiente información y dirección, para crear e implementar planeaciones estratégicas.

Antes de comenzar con cada uno de los pasos y consejos que tengo para ti, es importante que entiendas por qué se debe hacer una planeación estratégica en primer lugar:

  • Lleva a tu equipo a la misma página y alinea la organización de la visión, misión y metas de la compañía.
  • Para maximizar los recursos de tu organización y evitar perder tiempo y dinero en proyectos o actividades poco importantes.
  • Para entender las tendencias de mercado y escenarios que pudieran impactar tu negocio en un panorama futuro.
  • Para identificar y evaluar la mejor fórmula para conseguir tus metas.
  • Para desarrollar o implementar un pan que mantenga a tu equipo por el camino correcto.

Como puedes leer una planeación estratégica es una guía valiosa para tus empleados, líderes de tu organización e inversores que tiene la intención de mostrar cuál es el camino y por qué se ha elegido éste.

Así, el documento que contiene tu planeación estratégica no tiene valor por sí mismo; la información dentro de él y, sobre todo, el proceso que utilizaste para crearlo, son los aspectos fundamentales.

Además, la clave se encuentra en compartir y comunicar con tu equipo de trabajo tu planeación.

No olvides que una gran estrategia es un documento vivo que puede ser reevaluado de forma contínua (trimestral, cuatrimestral, semestral o anualmente).

Si es así, no puedes verlo como un texto estático archivado en la carpeta más polvorienta en la oficina.

Otro punto que de quedar claro es que una estrategia se construye con elecciones: saber qué haces, pero también qué evitar.

De esta forma, tu planeación estratégica es una forma de decirle a tu gente las acciones clave y los elementos no deseados por los que no tienen que preocuparse.

En resumen:

Una planeación estratégica bien comunicada te abre las puertas para obtener mayor productividad, mejor cultura laboral, empoderamiento de áreas y efectividad general.

Ciclo de planeación estratégica

A pesar de que cada proceso de planeación estratégica es diferente dependiendo del mercado, tamaño de la compañía, etc. Este modelo de planeación estratégica puede ser utilizado y adaptado según las circunstancias en las que te encuentres.

El orden de este ciclo es:

  1. Propuesta de misión y visión
  2. Propuesta de metas
  3. Análisis de problemas internos
  4. Análisis de problemas externos
  5. Resumen con análisis SWOT
  6. Formula tu estrategia

Recuerda que la planeación estratégica es una actividad iterativa. Esto quiere decir que puedes comenzar tu proyecto con ciertas metas en mente y terminarlo con otras diferentes.

En realidad esto depende de las características y retos que encuentres dentro del proceso.

¿Hay algo antes del paso 1?

Pre-planeación

Antes de que puedas comenzar con tu proceso de planeación, existen un número de condiciones que deben ser resueltas por la administración de la organización (o quien sea el responsable de tomar dichas decisiones).

Facilitadores para planeación estratégica

Muchas compañías optan por, antes de comenzar con su proceso de planeación estratégica, por contratar un consultor externo que actúe como un agente facilitador en la planeación misma.

Desde mi perspectiva, tener un punto de vista externo siempre es una buena forma de conocer el mejor camino y dirección de la empresa y, obvio, de la planeación que están por elaborar.

Un facilitador puede ser una excelente herramienta para evitar errores de miopía (esos que están frente a ti y nada más no los ves) y mantener el proceso en constante movimiento. En muchos negocios, y si la compañía decide no contratar a un consultor, el CEO suele tomar esta posición (dejando la carga de planeación al grupo elegido para esto).

Justo ésta será la entrada para nuestro siguiente subtema:

Construir un equipo de planeación estratégica

Un equipo de planeación estratégica consiste en reclutar miembros del alta dirección, gerentes en posiciones clave y facilitadores.

Los miembros de la alta dirección representan el total de la operación de la compañía.

La sección media, es decir los gerentes por área, son quienes te brindarán una perspectiva interna de las áreas clave para la compañía.

Por último, el papel del facilitador se explicó en el punto superior.

¿Cómo funciona en la vida real esto?

Por ejemplo, el equipo de dirección superior podría tomar todas las decisiones estratégicas (teóricas) sobre la dirección del producto estrella de la compañía.

Sin embargo, en última instancia, necesitarán una verificación del director de ingeniería de producto (quien forma parte del grupo gerencia por área), quien será el que realmente tomará las decisiones de desarrollo suceden.

Adicionalmente, contar con elementos extras disponibles para recolectar datos y realizar análisis internos y externos; de esta forma el proceso de planeación se vuelve mucho más expedito y seguro.

Por último, la alta dirección de la compañía deberá procesar estos datos y adaptar, si es necesario, los resultados a la planeación estratégica.

Establecer y comunicar un proceso de planeación estratégica

Antes de que realices tu primer reunión de planeación estratégica, es importante que tú o tu facilitador dibujen el workflow de la sesión: duración de la reunión, lugar, elementos clave involucrados, equipos presentes y, especialmente, dónde llegarán con esta reunión (metas de junta).

Es importante no solo que realices este paso, sino que lo comuniques en la primer sesión, para que todo tu equipo se encuentre en la misma página.

De esta forma crearás una sinergia, que se extenderá durante todo el proceso, para mantener a tu equipo alineado y enfocado en sus objetivos.

Además, si lo haces cada sesión, es una gran forma de conocer el progreso y avance que se ha tenido en cuestiones particulares; así como en la meta global de tu planeación.

Ahora que ya hablamos de lo que sucede tras bambalinas, es momento de conocer:

6 pasos básicos en tu planeación estratégica

Estos 6 pasos te brindarán un panorama en cuanto a planeación estratégica.

Así que vamos a iniciar.

Paso 1: No llegarás a ningún lado sin visión ni misión

Este paso es la base para cualquier compañía y, en realidad, no toma demasiado tiempo establecerlo. De hecho, puede ser completado en cuestión de horas (o minutos).

Visión de tu empresa: Un postulado de visión (típicamente entre 2 y 3 oraciones) es un texto que brinda al lector (y más importante, a tu organización) una imagen mental del futuro de la compañía o de lo que la organización espera convertirse con el paso de los años.

Es sumamente importante entender dónde se encuentra tu organización, para saber con claridad dónde quieren llegar, es decir para desarrollar una planeación estratégica benéfica para la empresa.

El valor de contar con un visión empresarial es generar un objetivo compartido para los empleados y las cabezas de la organización.

Es decir, una sinergia de crecimiento que comparten todos los niveles de la compañía.

Para hacer más fácil la definición de tu visión puedes utilizar la siguiente actividad:

  • Crea un equipo de “visionarios”. No no, no hablo de videntes. Sino de aquellas personas que, para la organización, son indispensables. Por ejemplo, gerente de ventas, gerente de desarrollo, gerente de marketing y CEO.
  • Inicia una lluvia de ideas donde cada persona describa la imagen mental que tienen de la organización en su estado ideal. Documenta las ideas y comienza a describirlo en un pizarrón o rotafolio. Acompáñalo de imágenes y texto.
  • Genera consenso entre los participantes y extrae las ideas más valiosas descritas en la sesión.
  • Toma tu tiempo para jugar y combinar las ideas y palabras extraídas. Sumas tus propias ideas, si no participaste en la lluvia de ideas.

Misión de tu empresa: Un postulado de misión es una explicación del por qué tu organización existe y cuál es el camino ideal para lograr tu visión.

Típicamente, la misión de cualquier compañía tiende a ser más corta que su visión.

En realidad, esto depende de tu propia organización y de sus metas.

Pero ten en mente que debes ser sucinto en este punto.

Bueno, ahora tu trabajo es destacar y describir lo que apasiona a tu organización y la razón de su existencia, para decirlo a todo el mundo.

Paso 2: El VALOR de una organización

Si la misión y valor te marcan el camino, los valores te dan el impulso para continuar con los esfuerzos de conseguir tus objetivos.

Si quieres encontrar el agente número uno para crear una empresa exitosa, no debes buscar más la receta secreta es contar con valores que sean entendidos, compartidos y aplicados por todos.

¿Por qué?

Estos valores gestan una serie de comportamientos compartidos. Así todos en la organización pueden esperar una respuesta acorde a los lineamientos establecidos.

Es como tener un instructivo, para que todos puedan jugar con las mismas reglas, e identificar fácilmente la mejor forma de cumplir con las metas de la empresa.

Come, respira y vive tus valores para que seas testigo de cómo ayudan a establecer y encaminar a tu organización hacia sus metas.

Paso 3: Competencia, riesgos y problemas

¿No pensaste que iba a ser así de fácil o sí?

En cualquier proceso de planeación estratégica y en cualquier momento de la vida de tu compañía existirán elementos no deseados que se interpondrán en tu camino.

Dicho esto, si guardas el tiempo para identificar y analizar diferentes escenarios .

Por ejemplo, establecer cuál será el plan de contención si sucede un cambio en el mercado, conocer el impacto de un cambio en el mercado, cómo mitigar los riesgos laborales, etc.

Planteando diversos escenarios será difícil que te tomen con la guardia baja, lo cual te brindará un margen de maniobra ante cualquier eventualidad suscitada dentro o fuera de la compañía.

Puedes, incluso, un marco de trabajo de planeación para los riesgos más latentes o escenarios más propicios. De esta forma podrás reducir la incertidumbre en las áreas de la compañía donde corras dichos análisis.

Paso 4: Prioridades, estrategias y tácticas

Este punto es donde comenzarás a vislumbrar el bosque completo.

Ya no más ramas y hojas, sino un panorama general de tu planeación estratégica comenzará a tomar forma ante tus ojos.

Ahora es el momento de especificar las acciones que te acercarán a tus objetivos, misión y visión.

Las prioridades estratégicas son un cierto número de acciones que te ayudarán a generar el avance más grande en tu planeación estratégica.

¿Cuáles son estas acciones?

Desgraciadamente no existe una respuesta fija, dado que hablamos de variables como el mercado, el tamaño de la compañía, giro, insumos, etc.

Es imposible establecer acciones compartidas que beneficiarán a todos por igual.

Lo que quiero decir es que estas acciones dependen, enteramente, de las características de tu compañía. Y no tanto de una serie de elementos preestablecidos en el proceso de planeación.

No obstante, la idea que debe prevalecer sobre este punto es la coordinación de dichas acciones que, paulatinamente, generen progreso hacia la consecución de tu visión.

Una vez que hayas establecido tus prioridades estratégicas, debes establecer los parámetros con que medirás su éxito.

Piensa en que vas moviéndote en diferentes estados. Puedes usar la siguiente fórmula:

X = tu estado actual, Y = tu futuro estado, Z = fecha. La idea sería: De X a Y en Z.

Ahora solo tienes establecer los pasos individuales que contribuirán al cumplimiento de cada meta. Puedes utilizar la fórmula para cada uno de los puntos establecidos. En realidad solo es un apoyo visual, para ayudarte a priorizar tus actividades.

Paso 5: Metas

Puedes ayudarte a través de objetivos SMART, para establecer las metas de tu compañía.

Este es un tema amplio y súper interesante. Así que, en mi opinión, vale la pena darle su justo valor. Por eso, acá te dejo la Guía de Objetivos Smart que te ayudará a definir metas reales, alcanzables y benéficas para tu organización.

Paso 6: Análisis SWOT

Un análisis SWOT puede ser tan simple o complicado como te lo propongas.

Todo lo que tienes que hacer es generar una clasificación en 4 grandes rubros:

<Internos>

Strengths = Fortalezas

Weaknesses = Debilidades

<Externos>

Opportunities = Oportunidades

Threats = Amenazas

Para que sea más claro cómo puede elaborar tu propio análisis SWOT para tu planeación estratégica, te comparto el siguiente diagrama:

Tu Empresa

Fortalezas

  • Describe los aspectos donde tu empresa se encuentra con mejores bases.
  • Puede hablar acerca del capital humano, capital financiero, share de mercado, insumos, producción. Es decir, todo lo que hace destacar a tu empresa dentro de su mercado y frente a su competencia.

Debilidades

  • Enumera los factores internos endebles dentro de tu proyecto o compañía.
  • Puedes partir de aspectos básicos como capital humano, desarrollo de producto, fondos.
  • La idea es descubrir las áreas de oportunidad que será definidas y potenciadas con tu planeación estratégica.

Oportunidades

  • Oportunidades y amenazas son dos aspectos externos a tu empresa.
  • La idea es que conozcas los distintos aspectos del mercado, la producción, comercio, etc.
  • Es decir, todos los aspectos que pueden significar un beneficio económico, de posicionamiento, de manufactura, importación, etc. para tu empresa.  

Amenazas

  • En sincronía con el punto anterior, analiza (externamente)los nichos y acciones que pueden ser considerados un peligro para tu operación.
  • Puedes hablar del comportamiento del mercado, problemas técnicos o cambios en las normas de productos y servicios.

Una vez que hayas realizado tu análisis SWOT y anotado los aspectos más destacados de éste, los resultados serán increíbles.

Este es el paso que te marcará, de inmediato, el camino que debes tomar para comenzar con tu planeación estratégica.

Si lo realizas de forma correcta, incluso puedes llegar a vislumbrar las sub estrategias o acciones principales en tu planificación.

Paso 7: Formulación de estrategia y desarrollo de plan operativo

Una vez que tengas tu análisis SWOT en las manos , es momento de dibujar tu planeación estratégica.

Este no es un paso de unas horas. Seguramente tomará tiempo y esfuerzo el poder completarlo, pero recuerda:

1. La paciencia es una virtud.

2. Entre mejor definido se encuentre este apartado, será más sencillo llevar a la realidad tu plan.

Dedica los siguientes días, junto con miembros de tu equipo, a trabajar en la planeación estratégica, tanto a nivel operacional y gerencial.

Recuerda establecer los , distribución de trabajo, procesos, responsabilidades, reportes, responsables, todo lo que sea parte imprescindible de la operación del negocio así como de la administración del mismo.

No dejes de lado las acciones de marketing y de todas las áreas involucradas, para conseguir cada uno de los objetivos que previamente has establecido.

Puede valerte de mapas mentales para establecer los aspectos clave de los dos niveles. O, si lo prefieres, puedes utilizar un formato de Excel dividido en apartados y subapartados.

En realidad puedes hacerlo con el formato que desees. La idea que te sugiero es utilizar elementos con mayor carga visual, para poder presentarlo y comprenderlo de forma más simple.

No olvides que este documento será leído por más personas, no tienen por qué sufrirlo.

Digamos que es un tip extra, de regalo. Es mucho más sencillo comprender un plan bien comunicado. Justo es aquí donde pasamos al siguiente aspecto clave.

Paso 8: Construye un plan de comunicación

Regla número uno: tu plan de comunicación no debe ser complicado.

Menos es más en este caso.

Regla número dos: construye en plan teniendo en mente las características de las personas con las que compartirás el contenido de tu planeación estratégica.

Es importante que determines la mejor forma de acercamiento, para mantener a las personas informadas; pero, sobre todo, para que los aspectos claves de tu planeación no se pierdan entre las palabras.

Prioriza la información para que genere un impacto que te ayude; primero, a que todos conozcan la planeación estratégica.

Segundo, a resaltar la información más importante y los aspectos destacables.

Es tu obligación ser visual y creativo. Considera elaborar planos impresos, buenas diapositivas con alta calidad visual, sesiones en grupo, videos, etc. Al final de cuentas, todo comunica.

Paso 9: Monitorea tu progreso

Este punto no es ninguna sorpresa, tus metas deben ser monitoreadas de forma constante si en realidad piensas conseguirlas.

Puede ser algo tan simple como preguntar a uno de los responsables una actualización sobre las metas. O puedes, mi sugerencia, crear o recibir reportes por área respecto al estado en torno al objetivo.

Es extremadamente importante que pongas el suficiente empeño en este apartado. Como te dije anteriormente una planeación estratégica es algo vivo, en constante cambio. ¿De dónde crees que nacen estos cambios?

Por supuesto, del monitoreo de la estrategia.

Una vez al año tu planeación estratégica y metas deben ser revisadas y actualizadas, para reflejar la situación actual de tu compañía y de las condiciones de mercado.

De esta forma te aseguras que tu metas estén bien aceitadas y enfocadas en la actualidad de la compañía.

Siempre que tengas la oportunidad discute las metas en reuniones, para que todos entiendan que es un prioridad para la compañía.

Como punto final me gustaría motivarte a crear tu planeación estratégica.

Muchas organizaciones no generan planeaciones estratégicas correctas ya que el proceso los intimida y no le dedican el tiempo necesario, para crear un material de calidad.

No importa el tamaño de tu organización, cualquiera puede hacer una planeación estratégica si se dedican a ello.

No te cierres las puertas y, si tienes problemas, considera contactar con un asesor.

La pregunta es: ¿tu organización ya cuenta con su planeación estratégica?

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