CRM: qué es y cuáles son los mejores gratuitos en el mercado

Bernardo Salazar

Descubre de qué se trata el CRM (Customer Relationship Management), para qué sirve, por qué debes implementarlo en tu empresa y cuáles son los mejores CRM gratuitos en el mercado. 

Manejar la base de datos de tu empresa tiene que ser, sí o sí, una tarea sencilla para que puedas optimizar su crecimiento sin problemas. 

Sin duda, la mejor manera de hacer que esto suceda, es implementando el uso de CRM (Customer Relationship Management) en tu compañía. 

Hoy te voy a enseñar en este artículo todo lo que necesitas saber sobre el CRM, para qué sirve, cuáles son sus funciones, ventajas y por qué debes implementarlo. 

Manos a la obra. 

¿Qué es un CRM?

CRM es la sigla para Customer Relationship Management, que en español significa gestión de las relaciones con los clientes. 

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En el CRM se engloban las tecnologías, estrategias y prácticas enfocadas en los clientes. 

Estos van desde PyMes hasta grandes empresas. 

Utilizan el CRM para poder manejar y hacer un análisis preciso de las interacciones con sus clientes. 

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¿Y esto para qué sirve? 

Sencillo: de esta manera podrás saber con anticipación lo que desean y necesitan. 

De este modo podrás mejorar la rentabilidad de tu empresa, de manera que optimices sus ventas y tus campañas para captar a nuevos clientes sean precisas y enfocadas. 

¿Qué funciones tiene un CRM?

Un CRM se ocupa de almacenar toda la información que tiene sobre tus clientes, tus leads (clientes potenciales) y oportunidades (personas que pueden ser leads). 

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Esta información incluye nombre, dirección, números de teléfono, correo electrónico, lo usual. 

Pero lo increíble de un CRM es que podrás tener conocimiento de primera mano de todos y cada uno de las interacciones que clientes y leads tengan con tu empresa. 

Hablo de las actividades cómo cuándo fue su última visita a tu sitio web, cuántos correos electrónicos han intercambiado, conversaciones en chat, contacto con un vendedor…

Datos valiosos que harán la diferencia entre cerrar o perder una venta. 

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¿Por qué lo digo así? La respuesta es muy simple. 

Entre más datos se tengan de tus clientes y leads, mejor sabrás sobre sus preferencias de compras y la manera en la que gustan ser atendidos. 

Y hoy en día, un trato humano y personalizado es lo que convierte a tu cliente en promotor de tu marca y a un lead, en un cliente. 

¿Qué ventajas tiene un CRM?

Estas son las 5 ventajas fundamentales de un CRM: 

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  1. Gestiona eficazmente toda la información de tus clientes: desde la información básica hasta cada una de las interacciones que tienen con tu sitio web y vendedores. 
  2. Permite conectar a todo tu equipo en una sola plataforma: marketing y ventas tendrán una espacio en común para monitorear el progreso de clientes, leads y oportunidades. 
  3. Simplifica las tareas repetitivas: tu equipo agradecerá decirle adiós a las celdas de hojas de cálculo, ya que con el CRM, la información se actualiza automáticamente. 
  4. Genera recomendaciones acertadas: a través de la información recabada, el CRM te indica cuál es el siguiente paso a seguir para convertir a tus leads y oportunidades. 
  5. Crece a la par de tu empresa: el CRM se va a adaptando a las necesidades de tu compañía, ya que entiende que estas son distintas de acuerdo a su tamaño. 

¿Cómo decido si debo implementar un CRM?

Tomar la decisión sobre implementar o no un CRM es muy fácil. 

Las hojas de cálculo tienen un límite en lo que pueden hacer para facilitar el manejo de datos a tu empresa. 

Pero sabemos bien que una vez que has pasado de cierto número de clientes, mantener el seguimiento de las interacciones con los mismos, comienza a complicarse. 

Estas son las 7 señales claras de que debes implementar un CRM en tu empresa: 

  1. A tu equipo de ventas y marketing se les dificulta encontrar de manera rápida los datos de los clientes que necesitan en un momento determinado. 
  2. Los datos de los clientes no están ordenados de la manera adecuada, ya sea que estén en distintas hojas de cálculo, información repetida, entre otros.
  3. Han perdido oportunidades de venta debido a que no tienen la información a la mano de manera inmediata. 
  4. Tu empresa está creciendo de manera exponencial y por lo tanto, la base de datos se está volviendo inmanejable. 
  5. Han recibido varias quejas en la atención al cliente: ya sea que no los atienden de inmediato, confunden sus datos y/o no saben lo que desean. 
  6. Marketing y ventas trabajan juntos pero tienen la información en bases de datos separadas, lo que dificulta la comunicación. 
  7. Las interacciones en redes sociales por parte de clientes y leads comúnmente pasan desapercibidas para los equipos de ventas y marketing. 

Si respondiste “sí” a dos o más señales, está clarísimo: tienes que implementar un CRM. 

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¿Cómo escojo el CRM que necesito?

Tal y como te platicaba, existen diferentes tipos de CRM que atienden las necesidades de las empresas de acuerdo a su tamaño. 

Para que escojas el que te vaya a funcionar mejor, es necesario que analices un par de situaciones fundamentales. 

Primero: ¿tienes claro si tu equipo de ventas tiene un proceso sobre cómo, cuándo y a qué leads deben aproximarse? 

Si la respuesta es no, necesitan de un CRM que les ayude a identificar cuáles son los leads y oportunidades que están listos para dar el siguiente paso y convertirse en clientes. 

Segundo: ¿qué tipo de interacción es la más común entre ventas y los leads y oportunidades: email, redes sociales, llamada telefónica o una combinación de todos? 

En el mercado existen CRM que permiten enlazar todos estos canales de comunicación, haciendo más sencillo el contacto inmediato con tus posibles clientes. 

Cuáles son los mejores CRM gratuitos en el mercado 

El crecimiento de tu empresa se está viendo reflejado no sólo en ventas, sino también en el aumento de tu base de datos. 

Y el aumento de información te exige implementar un CRM. 

Para hacerte más fácil la elección, te hablaré solamente de las ventajas principales de cada uno y para qué tipo de empresa son adecuados. 

Así solo tendrás que escoger el que mejor se adapte a tu compañía. 

Aquí te va un consejo: ponte atento en cuanto al número de usuarios y contactos. 

En mi experiencia, un número alto o ilimitado, apoya el crecimiento de tu empresa.

HubSpot CRM 

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Como usuario de HubSpot, te aseguro: la popularidad de este CRM no es gratuita. 

Esta es una de las herramientas más populares de HubSpot gracias su plataforma intuitiva, fácil de manejar y que guarda de manera automática las actividades de tus clientes y leads. 

Su plan gratuito es una maravilla y por eso es mi primera opción. 

Aquí encontrarás todo lo que necesitas paras organizar, rastrear y sobre todo, nutrir a tus leads y clientes potenciales. 

El número de usuarios es ilimitado y gratuito y puedes almacenar hasta un millón de contactos. 

Incluye herramientas que te apoyan en el rastreo y ejecución de campañas de software de marketing a través de correo electrónico. 

Por si fuera poco, puedes integrarlo a cualquier software de automatización de marketing. 

Claro que sí lo que deseas es un funcionamiento excelente, integralo con HubSpot. 

Freshsales 

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Las características que ofrece Freshsales son ideales para pequeñas empresas. 

Además de ayudar con la gestión de clientes, leads, contactos y ventas. 

Incluye la posibilidad de integraciones como Zapier, para integrar los datos y Freshdesk para emitir tickets. 

También podrás utilizar Mailchimp para marketing por correo electrónico así como las aplicaciones de Google. 

De modo que puedas vincular más aspectos de tu negocio. 

El acceso a usuarios también es ilimitado y califica a los leads de manera básica. 

Zoho CRM 

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Este CRM es ideal para PyMes y empresas emergentes por igual. 

Permite una interacción omnicanal, de modo que se pueda brindar una mejor experiencia al clientes. 

Genera informes y estadísticas, cuenta con aplicación para dispositivos móviles, puede gestionar la comunicación interna entre los equipos de tu empresa. 

Además permite la gestión entre el equipo de soporte y atención al cliente. 

Entre sus integraciones destacan Zoho Desk, para mesa de ayuda y emisión de tickets; el software de contabilidad Zoho Books y Zoho Campaigns para marketing. 

Sin embargo, la edición gratuita se limita hasta a tres usuarios y no es ilimitada. 

Nube CRM 

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Esta solución de negocio gratuita permite que gestiones en un solo lugar tus leads, presupuestos, hojas de trabajo y tickets. 

Podrás automatizar las actividades de marketing, contarás con soporte, podrás generar informes, contar con flujos de trabajo y organizar tu base de datos en un solo lugar. 

También podrás gestionar actividades comerciales, como las mercancías y productos. 

Y controlar las etapas de ventas a través de un pipeline sencillo. 

Si actualmente tu empresa solamente la conformas tú: este es el CRM que buscabas. 

La versión gratuita solo permite un usuario. 

Capsule CRM 

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Se distingue por enfocarse en optimizar la gestión de los contactos. 

Lo hace a través de un seguimiento preciso del historial de cada uno: desde clientes hasta leads. 

Incluye gestión de tareas y documentos, e integración con otras plataformas diseñadas para optimizar ventas y marketing, como Sage, Zappier, G Suit, MailChimp, entre otros. 

Podrás hacer seguimiento de leads, sincronizarte con Gmail y calendario; cuenta con aplicación para dispositivos móviles. 

En cuanto al número de contactos que puedes gestionar, bien, es realmente limitado: 150 contactos. 

Really Simple Systems 

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La promesa de Really Simple Systems CRM se cumple: es un muy fácil de utilizar. 

Es ideal para pequeñas empresas y proporciona las herramientas necesarias si lo que buscas es impulsar tus ventas. 

Podrás gestionar contactos, obtener recordatorios de tareas así como notificaciones y gestionar tu pipeline de ventas y leads. 

También incluye informe de ventas y pronósticos sobre las mismas, así como automatización y gestión de las tareas. 

En cuanto a las integraciones posibles, destacan Outlook Calendar y Google Contacts. 

Sin embargo, el número de usuarios es realmente limitado: solamente permite dos. 

Woorkbooks.com

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Digamos que este CRM no es como cualquier otro. 

La razón es que su meta es acercar a los representantes de ventas, equipo de marketing y servicio al cliente en un solo lugar. 

Si bien la oferta gratuita se limita dos usuarios, la plataforma hace que valga la pena. 

Podrás ejecutar y analizar campañas de marketing, mantener el rastreo de leads y construir una base de datos con las interacciones de tus clientes para una mejor experiencia. 

La interfaz es fácil de utilizar, lo que permite una mejor administración, ya que además, puedes personalizarla. 

Esto facilita enormemente la administración de leads y la creación de informes. 

Insightly 

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Esta CRM es una buena decisión para empresas pequeñas y que no desean complicarse. 

Administra los contactos de modo que permite construir y fomentar las relaciones con los clientes para una mejor experiencia. 

Cuenta con plantillas de correo electrónico personalizadas, podrás mandar y mantener el rastreo de las respuestas a tus correos y cuenta con integraciones contables. 

Nuevamente, nos encontramos con un límite de dos usuarios. 

La promesa de este CRM es que contarás con la información más actualizada de tus leads y clientes, con cada una de sus actividades rastreadas. 

Lo que permitirá a tu equipo de ventas dar el siguiente paso en el momento adecuado. 

Ahora que ya sabes qué es un CRM y por qué debes implementar uno, cuéntame en los comentarios ¿cuáles son las necesidades principales de tu empresa? 

Si ya implementaste alguno de los 8 CRM gratuitos que se han ganado un espacio popular en el mercado, cuéntame ¿cuál de ellos te pareció el más adecuado para tu empresa? 

Quiero escucharte y apoyarte a implementar el cambio que necesitas.

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